Steigende Umsätze ermöglichen Investitionen ins Produkt und Team und sichern somit die zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Die Entwicklung von Maßnahmen zur nachhaltigen Umsatzsteigerung ist somit stets oben auf der Agenda.
Häufig ist der initiale Instinkt, neue Mitarbeiter im Vertrieb oder Marketing einzustellen oder die Sprache des Softwareprodukt zu übersetzen, um in ein neues Land zu gehen. Fast immer ist das nicht der richtige Ansatz - im ersten Schritt müssen die Basics im Vertrieb wirklich verlässlich sitzen und in der Kultur des Unternehmens verankert sein.
Eine wesentliche Komponente dafür sind Nutzung von digitalen Instrumente im Verkaufsprozess (meist ein Customer Relationship Management System wie WeClapp, Pipedrive, Zendesk oder Zoho).
Wie bei jedem Tool gilt auch hier: das CRM entfaltet erst dann seine positive Wirkung, wenn es konsequent und kontinuierlich genutzt wird. Insbesondere Notizen zu Kundenaccounts, Anfragen und potentiellen Neukunden spielen dabei eine große Rolle.
Ist es schwierig, gute Notizen zu erstellen? In der Theorie nicht wirklich, doch in der Praxis werden Notizen oftmals nicht gut erstellt.
Die Gründe dafür:
Das Schreiben der Notizen im CRM dauert Zeit (“in der Zeit, in der ich aufschreibe was gemacht werden muss, habe ich das schon erledigt”)
Die Arbeit fühlt sich für die Person in der Sekunde repetitiv an (“Ich weiß ohnehin was der Stand ist, muss nur nachgefragt werden”)
Es wirkt als gäbe es Doppelungen der Informationen (“Ich kann die Email weiterleiten in der alles steht”)
Es ist nicht klar, was der nächste Schritt ist und das würde beim Schreiben der Notiz auffallen (“Bin mir nicht mehr sicher, was geklärt werden muss, muss Rücksprache mit dem Entwickler halten und der ist nicht da / will ich nicht stören”)
Ein typisches Beispiel für eine schlechte Notiz:
Alles gute Gründe, warum sind Notizen dann so wichtig?
Erstens: Eigene Produktivität verbessern
Gute Notizen erhöhen die eigene Produktivität: Denn durch das Aufschreiben wird man sich bewusst, was konkret benötigt wird. Natürlich meint man, das immer aus dem Stand zu wissen. Nachgewiesenerweise sind aber 2-3 Minuten Planungszeit, so lange wie man eben braucht die Notiz zu schreiben, genug um die nächsten Schritte zu priorisieren. Wie man gute Notizen schreibt, dazu später mehr.
Gute Notizen helfen außerdem, Aufgaben über den Tag zu verteilen. Statt beispielsweise alle notwendigen Anrufe sofort auszuführen, kann man so alle Telefonaktivitäten sammeln und gebündelt zu einer guten “Telefonzeit” erledigen.
Zweitens: Verstehen wo es im Prozess hakt
Wenn man sich selber regelmäßig dazu zwingt, präzise aufzuschreiben was der nächste Schritt ist, dann identifiziert man Chancen im Prozess. Hakt es beispielsweise jedes mal daran, dass auf der Seite des Kunden die IT-Abteilung nicht bereit steht, so fängt man früher im Prozess mit dem Kunden an, einen Termin festzulegen. Oder, ist die Terminkoordination immer wieder das Problem, dann sind Instrumente wie Calendly eine einfache Lösung.
Drittens: Automatisieren
Notizen legen offen, welche Tätigkeiten sich wiederholen und daher automatisiert werden können. Typisches Beispiel: Die Auswahl von Modulen oder die Bereitstellung von Stammdaten auf Seiten des Kunden kann zum Beispiel durch eine Excel-Sheet oder eine Online-Umfrage-Tool wie Microsoft Forms automatisiert werden.
Viertens: Transparenz
Für die Umsatzplanung benötigt die Geschäftsführung regelmäßig ein Verständnis kommender Aufträge, gleiches gilt für die Ressourcenplanung in der Entwicklungsabteilung und die Mitarbeiter im Kundendienst.
Darüber hinaus ermöglichen gute Notizen, das beispielsweise im Urlaub andere Mitarbeiter einspringen können.
Gute Notiz / Schlechte Notiz
Schlechte Notiz:
Kunde will kaufen, Nachfragen wegen Konfiguration. Will besondere Exporte.
Gute Notiz:
Interesse: Kunde will kaufen, kennt Software von vorherigen Projekt
Budget: Laut Kunde über interne Ausschreibung, Preis passt also. Dauert etwa 8 Wochen, Kauft also Mitte Juni
Nächster Schritt:
1) Email an Kunden mit Formular für Konfiguration
2) Email an Kunden mit Bitte für Datum XYZ die IT Abteilung vorzubereiten
Reminder in 5 Wochen nachfragen bzgl. Stand der Ausschreibung
Der wesentliche Unterschied ist die Konkretheit: Es ist klar wer (wir in diesem Fall) etwas macht und was genau gemacht wird (Email an den Kunden mit definierten Inhalten). Es ist auch klar, warum die Grundlage dafür gegeben ist - wir wissen wie (Budget) der Kunde das Produkt bezahlt und in welchem Zeitraum (Ausschreibung 8 Wochen).
Für Ausstehende zeigen diese Notizen auch, dass wir in der Kontrolle des Prozesses sind. Ein Ausstehender könnte relativ einfach den Ball übernehmen.
Wie kann ein gute “Notizkultur” implementiert werden?
Die CRM-Einführung ist eine Umstellung. Und, meistens zunächst unangenehm, weil gute Notizen eine andere Gesprächsführung benötigen, um an die Informationen heranzukommen die für eine gute Planung notwendig sind.
Am besten gelingt die Einführung im Tandem - derjenige, der die Gespräche mit den Kunden führt / Notizen schreibt sucht sich einen gegenüber - aus dem Vertriebsteam oder der Geschäftsführung. Dann werden im Wochentakt die Notizen analysiert - unangenehm und penibel, bis es zum Automatismus wird.
Der große Vorteil: Der effektive Zeitaufwand ist gering - mit ein wenig Übung sind gute Notizen häufig in 1-2 Minuten zu schreiben, führen dann zu großem Transparenz und Effektivitätsgewinn.