Was verbindet Hasso Plattner (SAP Gründer) oder Safra Katz (Vorstandsvorsitzende von Oracle) mit neuen oder nachfolgenden Geschäftsführer von einem 10-Personen Softwareunternehmen?
Erstens, Sie leiten oder gründeten Softwareunternehmen. Zweitens, Ihre wesentliche Ressource ist Zeit.
Gerade bei Softwareunternehmen ist dies extrem. SAP, Oracle und andere Softwareunternehmen haben keine Minen für Rohstoffe, Maschinenparks, Lagerhallen oder Filialen.
Softwareunternehmen wandeln die Zeit von Programmieren, Produktmanagern und Vertrieblern in ein Produkt und Umsatz.
Zeit rein, Produkt und Umsatz raus.
Gerade für Geschäftsführer und leitende Mitarbeiter ist der weise Umgang mit Arbeitszeit deshalb alles entscheidend für das Wohl des Unternehmen. Denn, am Ende ist die einzige Ressource Zeit. Kapital lässt sich mit Zeit gewinnen. Mitarbeiter lassen sich mit dem Einsatz von Zeit anwerben.
Wie bei allen Ressourcen stellen sich zwei Fragen:
Effizienz: Wie erreicht man mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel?
Effektivität: Wie bringt das, was wir tun, uns unserem Ziel näher? Sollten wir vielleicht etwas anderes tun.
Uns geht es heute um Effizienz. Den ein großer Teil der Aufgaben für die Zeit verwendet wird sind unter den Gesellschaften der Ookam ähnlich - Emails, Buchhaltung, Support, Vertrieb. Das Ziel ist jeweils klar, wie können wir mit wenig Zeit viel erreichen?
Ein kleiner Effekt kann große Auswirkungen haben: spart man eine Stunde pro Woche entspricht das einer Arbeitswoche pro Jahr. Im Folgenden ein paar einfache Beispiele für Prozesse, wo wir Arbeitszeit durch Software deutlich effizienter einsetzten konnten.
Anwendbare aus 7 Software-Unternehmen für die Zeiteffizienz
Terminabstimmung
Ein wichtiger Teil der Arbeit - Demos, Schulungen, Vertragsausarbeitung und Planung - findet in Meetings statt.
Die Terminierung der Meeting dafür ist ein notwendiges Übel, dass allerdings überproportional viel Zeit in Anspruch nimmt. Oft benötigt man 3-4 Emails bis ein Termin vereinbart ist. Bei ca. 7 externen Terminen pro Woche kommen so gut 20-30 Emails hinzu die keinen Wert schaffen.
Ein gute Lösung, die sich jeder anschauen sollte ist: https://calendly.com/ (oder einem ähnlichen Anbieter).
30 Emails für 7 Termine a 3 Minuten = 90 Minuten pro Woche gespart. Auf 40 Arbeitswochen gewinnen wir so 60 Stunden / eine Arbeitswoche Zeit.
Reisekosten und Auslagen
Das Abrechnen von Reisekosten und Auslagen besteht im Sammeln von Belegen, einscannen und abtippen. Zusätzlich ausrechnen der Bewirtungsvergütung.
Auch wenn diese Arbeit oft gut delegiert werden kann ist es doch besser die notwendige Zeit dafür durch Software weiter zu reduzieren. Die Person, die sich zuvor mit viel Zeit um die Abrechnung kümmerte, kann sich dann gewinnbringenden und interessantere Tätigkeiten zu übernehmen.
Software, die wir benutzen um diesen Prozess zu vereinfachen, ist: https://www.circula.com/de
Buchhaltung / Belege
Ob man Buchhaltung auslagert oder im Betrieb selbst bucht - es geht immer darum eine Liste von Ausgaben (meistens aus einem Konto) einer Liste von Belegen gegenüberzustellen. Da Belege inzwischen großteils digital nachgewiesen werden können kann der Prozess vereinfacht.
Statt digitale Belege auszudrucken und an den Steuerberater zu schicken funktionieren Systeme wie SevDesk oder Buchhaltungsbutler komplett digital und sparen massiv Zeit die wiederum für andere, wertschöpfendere Themen verwandt werden kann.